Das Zeitalter von Industrie 4.0 erfordert digitale Geschäftsprozesse und ermöglicht in bestimmten Bereichen neue Prozessmodelle, also Chancen, die die Unternehmen ihrer Marktführerschaft nutzen müssen um auch in Zukunft einen Vorsprung auf dem Weltmarkt zu haben. Ein wichtiger Treiber ist die Vernetzung von Maschinen, Anlagen, Werkstücken und Logistik untereinander sowie deren Anbindung an MES und ERP im Rahmen der digitalen Fabrik. Weitere Trends sind die Überwachung des Maschinenparks durch die Hersteller oder durch Anbieter von industriellen Services.

Auch IT-Innovationen, insb. mobile Geräte und Big Data, eröffnen Industrie und Handel neue Perspektiven: Smartphones und Tablet PCs, insb. iPhone und iPad, haben sich im Consumer-Bereich innerhalb kürzester Zeit flächendeckend und quer durch die Bevölkerungs- und Altersgruppen durchgesetzt und die Lebensgewohnheiten stark verändert. Gleichzeitig wecken sie auch in der Geschäftswelt die Erwartung, zu beliebigen Zeiten und an jedwedem Ort Zugriff auf wichtige Informationen zu haben, entscheidungsfähig zu sein und produktiv arbeiten zu können.

Die entsprechenden Trends hat auch die SAP SE als Weltmarktführer bei betriebswirtschaftlicher Software erkannt und entsprechende Neuentwicklungen vorgestellt. Zum Beispiel ermöglichen neue Web-Technologien wie HTML5, die auch die Grundlage der SAP Fiori-Apps und der neuen SAP-Benutzeroberfläche SAPUI5 bilden, einfach zu bedienende mobile Anwendungen.

Diese lassen sich als rasch zu erlernende Benutzeroberflächen und als anwenderspezifische Arbeitsplätze (Cockpits) realisieren und dies bei einem vertretbaren Aufwand.

Große Potenziale werden auch von SAP S/4HANA und der damit verbundenen Echtzeitverarbeitung großer und größter Datenmengen innerhalb von SAP erwartet. Indem mehrere Prozess-Schritte, die etwa bei der Planung von Absatz bzw. Produktion und der nachgelagerten Ausführung bisher nacheinander abliefen, durch eine integrierte Echtzeit-Funktionalität ersetzt und so in einen einzigen Prozess-Schritt integriert werden können, ist mit deutlichen Steigerungen bei der Effektivität und Effizienz zu rechnen.

Die Kunst besteht wie bereits bei früheren IT-Innovationen darin, die Voraussetzungen zu verifizieren und anschließend die richtigen Vorhaben zur  Automatisierung der Geschäftsprozesse  auszuwählen. Bei der Umsetzung und der Weiterentwicklung kommt es entscheidend darauf an, dass eine passende IT-Architektur besteht oder geschaffen wird.

Harmonisierung von Geschäftsprozessen im globalen Maßstab

Die globale Harmonisierung der Geschäftsprozesse und deren weltweiter Rollout stehen trotz aller IT-Innovationen auch weiterhin ganz oben auf der Prioritätenliste der Unternehmen. Standardisierte State-of-the-Art Prozesse sind die unabdingbare Voraussetzung für die standort- und länderübergreifende Optimierung und Automatisierung der Abläufe.

Initiativen und Projekte zur globalen Harmonisierung von Geschäftsprozessen haben besonders dann ein hohes Potenzial, wenn nicht nur einzelne Supportprozesse sondern die für Kunden bzw. Geschäftspartner wahrnehmbaren Kernprozesse des Unternehmens adressiert werden und die IT-Umsetzung, insb. im SAP, konsequent detailliert wird. Die Investition in eine gelungene Prozessharmonisierung führt insbesondere aus folgenden Gründen zu handfesten wirtschaftlichen Vorteilen:

• Schließung der Lücke zwischen Unternehmensstrategie und den Geschäftsprozessen
• Global durchgängiges Finance / Controlling / Reporting – Weltweite Umsetzung der Governance
• Synergien beim konzernweiten Einkauf
• Komplexitätsreduktion bzw. Effizienzsteigerung durch Standardisierung
• Erhöhte Flexibilität des Gesamtunternehmens, z.B. bei Änderungen von Strategie und Geschäftsmodell sowie bei der Integration von zugekauften Unternehmen

In der Praxis sehen sich Unternehmen bei der globalen Prozessharmonisierung mit folgenden Problemen konfrontiert:

• Der Geschäftsnutzen des Vorhabens ist nicht transparent
• Geschäftsanforderungen sind unklar bzw. variieren sehr stark
• Die Fachbereiche sind zu wenig eingebunden
• Das Prozessmanagement und die Prozesskompetenz bilden den Zankapfel zwischen Fachbereich und IT
• Fehlende bzw. wenig aussagefähige Prozessdokumentation
• IT-Tools werden als der zentrale Enabler zur Standardisierung von Prozessen gesehen

Die globale Harmonisierung der Kernprozesse ist komplex und mit einem hohen Ressourcenaufwand und beträchtlichen Kosten verbunden. Da sie auch ein erhebliches Risiko beinhaltet, empfiehlt B&IT für die Prozessharmonisierung einen sauberen methodischen Ansatz. Im Falle einer anschließenden IT- bzw. SAP-Implementierung ist es wichtig, Lead Consultants, die über die erforderliche Fachkenntnisse und Erfahrung bzgl. Methodik, Internationalität, Prozesse und der relevanten IT-Lösungsarchitektur verfügen, einzubinden.

Durch die Etablierung eines professionellen Programm- und Projekt-Management wird sichergestellt, dass das Gesamtvorhaben unter Berücksichtigung der vielfältigen Abhängigkeiten und der organisatorisch/technischen Machbarkeit professionell geplant und durchgeführt wird.

B&IT-Lösungsansatz:

• Prozessorientierter, methodischer Ansatz mit dem nötigen Schuss Pragmatismus
• Konsistente und durchgängige Modellierung des Prozessmodells über alle Ebenen hinweg
• Prozessorientierte Projektorganisation, die die Anspruchsgruppen auf internationaler Ebene effizient integriert
• Die Prozessdokumentation wird im Projekt schrittweise verfeinert
• Standardisierung von Stammdaten und Erarbeitung von Maßnahmen zur nachhaltigen Sicherstellung der Datenqualität

B&IT Consulting-Services:

• Checkup / Workshop Geschäfts- und Prozessarchitektur
• Konzeption und Umsetzung der globalen Prozessharmonisierung
• Erarbeitung einer ERP-Strategie
• Globales SAP Template und Blueprint
• Programm- und Projektmanagement

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Im Nachgang zu großen SAP-Implementierungen,-Konsolidierungen und –Rollouts, die im Wesentlichen die globale Harmonisierung von Prozessen und IT-Systemen zum Gegenstand hatten, stehen Unternehmen vor dem nächsten Schritt bei der Optimierung einzelner – aber meist konzernweiter – Geschäftsprozesse. Gerade bei einem größeren Zeitabstand zur SAP-Ersteinführung können durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erhebliche Potenziale realisiert werden.

Zum Beispiel wurden kleine dezentrale Einheiten wie Service-Stützpunkte, Vertriebsniederlassungen, Außendienstmitarbeiter und reisende Service-Techniker in der Regel im Rahmen der ersten Welle nicht an das SAP-System angebunden. Dasselbe gilt oftmals für Händler und Vertretungen – mit den bekannten negativen Folgen für den Order-to-Cash-Prozess oder den daraus resultierenden höheren administrativen Aufwand. Hier bieten aktuelle IT-Innovationen wie
HTML5-Apps für SAP und SAP S/4HANA vielfältige Ansatzpunkte für substantielle Prozessverbesserungen.

B&IT-Lösungsansatz:

• Klarheit schaffen bzgl. der Grundlagen und Rollen beim
• Angang von Vorhaben zur Prozessoptimierung bzw. Prozessautomatisierung
• Definition von operativen Projektzielen
• Seriöse Ermittlung des realisierbaren quantitativen Nutzens
• Methodisch-strukturierte Analyse von Geschäftsprozess, Geschäfts- und Informationsobjekten
• Professionelle Nutzung von IT-Innovationen und „bewährter Technik“, die neue Geschäftsabwicklungen und effizientere Prozesse ermöglichen

B&IT Consulting-Services:

• Innovations-Workshop je Geschäftsprozess
• Assessment mobile Geschäftsprozesse
• Detaillierte Prozessanalyse – mit Erhebung des Wertbeitrags auf Ebene Prozess-Schritt
• Erstellung eines prozessorientiertes Lasten- bzw. Pflichtenhefts
• Workflow-Design
• Programm- und Projektmanagement

Schaffung einer geeigneten Prozess- und IT-Architektur

Angesichts der Vielzahl an IT-Innovationen, z.B. in Zusammenhang mit SAP S/4HANA, den Fiori-Apps und der neuen Benutzeroberfläche SAPUI5, sind bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse zunehmend Fragen der IT-Architektur zu beantworten. Zum Beispiel ist abzugrenzen, bei welchen Prozessen eher Standard-Komponenten wie die SAP Fiori-Apps verwendet werden können, die als fixe Software-Releases ausgeliefert werden bzw. bei welchen Anwendungsszenarien es auf die Anwenderfreundlichkeit oder etwa auf Offline-Szenarien ganz besonders ankommt.

Um entsprechende Entscheidungsprozesse transparent gestalten zu können kommt es darauf an, dass die Anforderungen einerseits und die technische Umsetzung andererseits strukturiert erarbeitet und verständlich dargestellt werden. Eine wichtige Grundlage hierfür ist eine methodisch saubere und zugleich pragmatische Prozess- und IT-Architektur, mit deren Hilfe folgende Fragen beantwortet werden können:

• Kann man diese neuen Lösungskomponenten in das Vorhandene noch sinnvoll einbinden?
• Ist das ganze hinterher zukunftssicher und bringt es zur Bedienung weiterer Anforderungen die nötige Flexibilität?
• Können die Anforderungen digitaler Geschäftsprozesse auf dieser Basis effizient umgesetzt werden?
• Sind sie hinterher mit vernünftigem Aufwand im Rahmen von Standard-Software oder einer Individuallösung wartbar?
• Unterstützt die betreffende IT-Architektur auch Anforderungen, die aufgrund der heutigen Unternehmensstrategie und der sichtbaren oder kommunizierten Veränderungen des Geschäftsmodells zu erwarten sind?

B&IT-Lösungsansatz:

• Ganzheitlicher Ansatz, der die Geschäftsziele und die IT-Ziele und die entsprechenden Anforderungen einbezieht
• Die IT-Architektur wird mit klarem Geschäftsbezug, d.h. mit Bezug zur
  Geschäfts- und Prozessarchitektur, erarbeitet
• Planung der IT-Architektur mit Bezug zu den Geschäftsfeldern und Kernprozessen
• Entwurf der Applikations- und System-Architektur
• Auswirkungen auf IT-Personal, -Know How, -Methoden und -Organisation

B&IT Consulting-Services:

• Kurz-Assessment IT-Architektur (Ebene Applikationen und Systeme)
• Erarbeitung der Prozess- und IT-Architektur
• Innovations-Workshop zu HTML5-Apps für SAP (SAPUI5, SAP Fiori-Apps)
• Programm- und Projektmanagement