ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung – Welche e-Rechnung ist die richtige?

Politische Initiativen auf Ebene der EU, aber auch im nationalen Rahmen, und gemeinsame bilaterale Aktivitäten, etwa von Deutschland und Frankreich, haben dazu geführt, dass das Thema e-Rechnung nunmehr eine große Aufmerksamkeit genießt.

In Deutschland steht die Einführung der XRechnung unmittelbar bevor

Gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und ERechV (E-Rechnungsverordnung ) werden öffentliche Institutionen, insb. der Bundesverwaltung, dazu verpflichtet, die XRechnung auf elektronischem Wege empfangen und verarbeiten zu können.

Die wichtigsten Termine bei der Umsetzung der XRechnung im Überblick:

27.11.2018: Von da an sind die zentralen öffentlichen Auftraggeber, also die obersten Behörden und Verfassungsorgane des Bundes, dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
27.11.2019: Ab diesem Zeitpunkt sind auch sämtliche nachgeordnete Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen ihrer Lieferanten anzunehmen und zu verarbeiten.
27.11.2020: Dann sind alle Lieferanten von Bundesbehörden dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen an das ZRE-Portal des Bundes im Format der XRechnung zu übermitteln (ZRE = Zentrale Rechnungseingangsplattform).

Welche Rolle spielt dabei ZUGFeRD?

Bereits vor einigen Jahren wurde die erste Version der ZUGFeRD-Spezifikation publiziert, die vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde.
Dieses Format sollte im wesentlichen dem effizienten Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung dienen. Ein weiteres Ziel bestand darin, den Mittelstand zu entlasten.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen mit dem Daten strukturiert und standardisiert zwischen Organisationen, insb. Unternehmen, ausgetauscht werden können. Neben der maschinenlesbaren XML-Struktur gibt es die Visualisierung für Anwender auf Basis von PDF/A.

Im Herbst 2019 wurde nunmehr die ZUGFeRD-Version 2.0.1 veröffentlicht. Diese enthält jetzt die Leitweg-ID, die zur Identifikation der Adressaten, insb. der Bundesbehörden, unerlässlich ist. Sie ist somit konform mit der XRechnung.

Wozu wird nun die Factur-X benötigt?

Das Äquivalent zu ZUGFeRD 2.0 stellt auf internationaler Ebene die „Factur-X“ dar. Bereits 2014 haben sich Frankreich und Deutschland auf den gemeinsamen Standard ZUGFeRD als Basis für die automatisierte Rechnungsabwicklung geeinigt, mit dem die europäische Norm EN 16931-1 für die elektronische Rechnungsstellung umgesetzt werden soll. Der internationale Name von ZUGFeRD 2.0 lautet Factur-X.

Wieviele Software-Lösungen werden benötigt um die XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X mit SAP abzubilden?

Im Hinblick auf die Integration in eine bestehende SAP-Landschaft sollte eine Software Lösung für XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X sowohl technisch als auch preislich modular aufgebaut sein und damit komponentenweise eingesetzt werden können.

Bei Ausgangsrechnungen sollte die Software-Lösung für e-Rechnungen, insb. XRechnung, folgende Funktionalitäten umfassen:

  • Erstellung des XRechnungs-XML – Sicherstellung, dass valide Daten generiert werden.
  • Visualisierung der maschinenlesbaren XML-Daten für Anwender.
  • Rechnungsausgangsbuch – Darstellung von XRechnungen, aber auch PDF und ZUGFeRD Rechnungen, in einer Übersicht und entsprechende Visualisierung als HTML und PDF.
  • Gezielter Versand von XRechnungen – Je Rechnungsart kann ein eigener Versandkanal von E-Mail, Webservices bis hin zu PEPPOL eingerichtet werden.

Folgende Funktionalitäten bei Eingangsrechnungen werden empfohlen:

  • Umwandlung von XRechnungen nach ABAP um eine einfache Bearbeitung bzw. Verarbeitung im SAP zu gewährleisten.
  • Zwecks Visualisierung werden XRechnungen mit einem SAP Funktionsbaustein wahlweise in ein PDF oder eine HTML Seite umgewandelt.
  • Rechnungseingangsbuch: Dort werden XRechnungen, aber auch PDF- und ZUGFeRD -Rechnungen, in einer Übersicht dargestellt und als HTML und PDF visualisiert. Die Verarbeitung erfolgt auf Knopfdruck oder automatisiert.

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EPO Software als Lösung

Die EPO Software Lösung für e-Rechnungen, insb. die XRechnung, ist eine Komplettlösung, die sowohl technisch als auch preislich komponentenweise eingesetzt werden kann. Damit passt sie punktgenau zu bestehenden Lösungen. Zusammen mit der Qualität bietet die EPO Software ein herausragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Nähere Informationen zur Umsetzung von XRechnung, Factur-X und ZUGFeRD mit EPO Software finden Sie hier.

Folgende weitere EPO Software-Produkte sind im relevanten Umfeld verfügbar:

  • EPO Elster Client für Behördenmeldungen wie LStA, LStB, ELStAM und UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) unter Nutzung von ERiC (Elster Rich Client)
  • EPO UID Check zur Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer in Echtzeit
  • Zusammenfassende Meldung (ZM-Meldung)
  • EPO Connector for Interfaces zur Ablösung des SAP Business Connector
  • SAP-Rechnungsaustausch gemäß „Sistema di Interscambio“ (SdI) in Italien (FatturaPA)

Weitere Informationen:

B&IT Business & IT Consulting GmbH
Erwin Prodinger
Geschäftsführer

Naumanngasse 38a
A-5020 Salzburg

Tel: +43 (0) 664 884 38 625
Mail: erwin.prodinger@businessandit.com